Checklist Carta Porte: Qué datos necesitas para timbrar (Lista Completa)

Introducción

Estás a punto de salir a ruta, te sientas a hacer la factura y el sistema te frena en seco. Te falta un dato: ¿Cuál era el RFC exacto del chofer? ¿Qué clave pide el SAT para mis llantas? ¿Dónde quedó la póliza?

Sabemos que el tiempo es dinero. Por eso, hemos creado esta lista de verificación (checklist). Si reúnes estos papeles sobre tu escritorio antes de empezar, llenar tu Carta Porte será cuestión de minutos, no de horas.

Resumen Rápido (TL;DR)

Antes de sentarte a emitir tu Carta Porte, reúne esta información para evitar errores: datos del vehículo (permiso SCT, seguro, configuración), datos del chofer (RFC, licencia), detalles exactos de la ruta (C.P. origen/destino) y claves SAT de la mercancía. Sigue esta guía paso a paso.

1. Lo Básico (Ten esto listo primero)

Antes de buscar los papeles del camión, asegúrate de tener acceso a lo fundamental:

• Archivos .CER y .KEY (CSD): Tus sellos digitales vigentes. Sin esto, no hay timbrado.
• RFC de tu Cliente: Y ten a la mano su Constancia de Situación Fiscal. El SAT valida que el Código Postal que pones coincida con el que ellos tienen registrado.

¿Todavía no tienes tu CSD? Prueba nuestro generador de solicitud CSD.

2. Datos del Camión (Autotransporte)

Saca la Tarjeta de Circulación y la Póliza de Seguro. El sistema necesita confirmar que tu unidad es legal para circular.

Documentos y Claves:

• Permiso SCT:

  • Tipo de Permiso: El SAT usa un catálogo para esto. Si eres transportista federal (placas federales), generalmente usas la clave TPAF01. Si mueves tu propia mercancía (transporte privado), usas TPAF02. ¿Placas estatales? Usa TPXX00. Consulta el Catálogo de Tipos de Permiso (c_TipoPermiso) para estar seguro.
  • Número de Permiso: Cópialo tal cual aparece en tu documento de la SICT.

• Configuración del Vehículo:

  • No basta con decir "es un tráiler". Necesitas la clave técnica según tus ejes y llantas.
  • Ejemplos: C2 (Rabón/Unitario 2 ejes), T3S2 (Tracto 3 ejes + Semi 2 ejes). Si usas una pickup o van, la clave es VL.
  • Verifica tu clave aquí: Configuración de Autotransporte (c_ConfigAutotransporte).

• Placas y Año:

  • Escribe la placa sin guiones ni espacios (ej. 123AB4).
  • Año modelo de la unidad.

• Seguros (Pólizas):

  • Daños a Terceros (Responsabilidad Civil): Obligatorio. Necesitas nombre de la aseguradora y número de póliza.
  • Medio Ambiente: Solo si llevas materiales peligrosos.

• Remolques:

  • Si tu configuración dice que llevas remolque (ej. T3S2), es obligatorio poner la placa del remolque. Si no la pones, el SAT te marcará el error CP184. Ten esa placa a la mano.

¿Te urge sacar el viaje? No pierdas tiempo peleando con claves y catálogos. Nuestro sistema pre-llena los datos repetitivos. Timbra tu Carta Porte ahora

3. Datos del Chofer (Figura Transporte)

El SAT quiere saber quién va al volante. Ojo aquí, porque es donde más se traba el sistema por errores de dedo.

• RFC del Operador: El dato más importante. Si el chofer no tiene RFC o te lo dio mal, no pasa el timbre. (Si eres hombre-camión y tú manejas, va tu propio RFC).
• Nombre: Tal cual aparece en su constancia.
• Licencia: Número de licencia vigente (federal o estatal).
• Domicilio: Necesitas al menos el Código Postal de donde vive el chofer para que el SAT "valide" que existe.

4. La Ruta (Origen y Destino)

Con la versión 3.1, los Códigos Postales son sagrados. Si el C.P. no cuadra con el Municipio/Estado según el catálogo del SAT, te va a marcar error.

Origen (Carga):

• RFC del Remitente: Quién manda la carga.
• Dirección: Calle, número y el Código Postal exacto.
• Hora de salida: Un estimado.

Destino (Descarga):

• RFC del Destinatario: Quién recibe.
• Dirección: Verifica bien el C.P. del cliente antes de llenar.
• Distancia: Kilómetros aproximados que recorrerás en carretera federal.

Antes de capturar estos datos, calcula la ruta, el tiempo y las casetas según tu vehículo. La distancia mostrada corresponde al recorrido completo; confirma por separado qué tramos son de jurisdicción federal.

5. La Mercancía (Bienes Transportados)

Aquí ocurren muchos errores por elegir mal el código del producto.

Checklist de carga:

1. Descripción: Qué llevas (ej. "Cajas de Zapatos").
2. Clave de Producto SAT: El código de 8 dígitos que identifica tu carga. Búscalo en el Catálogo de Productos y Servicios (c_ClaveProdServCP).
   • Cuidado: Revisa si esa clave marca tu carga como "Material Peligroso".
3. Peso Bruto: Peso total en Kilos (KGM).
4. Unidad de Medida: ¿Son piezas, kilos, litros? Necesitas la clave del Catálogo de Claves de Unidad (c_ClaveUnidad). (Ej. H87 para Pieza, KGM para Kilogramo).
5. Material Peligroso:
   • Si el catálogo marca tu producto con un "0,1", el sistema te preguntará: "¿Es material peligroso?". Debes responder Sí o No.
   • Si es "Sí", ten a la mano la clave del embalaje.

Errores Comunes (Evita Multas)

Antes de dar clic en "Timbrar", revisa estos 3 puntos rápidos:

1. El Remolque Fantasma: Si pusiste que tu camión es un Tráiler (T3S2) pero dejaste vacío el campo de "Remolque", el sistema te va a rechazar. O cambias la configuración a camión sencillo (C2/C3) o agregas la placa del remolque.
2. Placas vs. Permiso: Si usas permiso federal (TPAF01), tus placas deben ser federales. Si traes placas del estado, usa el permiso TPXX00.
3. RFC Genérico: Trata de usar el RFC real del chofer. El SAT cada vez restringe más el uso de RFCs genéricos para operadores.

Preguntas Frecuentes

¿Qué permiso pongo si mi transporte es local y no tengo permiso federal?

Debes usar la clave TPXX00 ("Permiso no contemplado en el catálogo") del Catálogo c_TipoPermiso. En el campo de número de permiso, puedes poner el folio de tu permiso estatal o simplemente escribir "Permiso no contemplado en el catálogo".

¿Qué clave uso para una camioneta Pickup o Nissan?

Para vehículos de carga ligeros (2 ejes, 4 ruedas), usa la clave VL (Vehículo Ligero) del catálogo Configuración de Autotransporte (c_ConfigAutotransporte).

¿Es obligatorio asegurar la carga (mercancía)?

Para el SAT, no es obligatorio el seguro de carga, solo el de Responsabilidad Civil (Daños a terceros). Sin embargo, si llevas materiales peligrosos, el seguro de Medio Ambiente sí es obligatorio.

¿Qué hago si transporto mis propias mercancías?

No emitas una factura de Ingreso. Debes hacer un CFDI de tipo Traslado con complemento Carta Porte. En el permiso SCT, usa la clave TPAF02 (Transporte privado de carga).

Conclusión

Tener esta "hoja de datos" llena antes de abrir tu facturador te ahorrará horas de estrés y evitará que se te cierre la sesión por inactividad. Recuerda: la Carta Porte bien llenada es tu protección ante la Guardia Nacional.

¿Quieres llenar esto en automático? Deja de capturar los mismos datos cada viaje. Timbra tu Carta Porte ahora